接电话需要注意什么

学习啦  炳卓   2019-05-06 11:31:49

  电话礼仪形象是指接打电话的人通过语言的传递方式给予对方应有的、可以感受到的尊重和理解,以及对你工作态度和工作方式方法的认知。在电话中,对方虽然不能看见接打电话者的面容,但是他会根据你在电话交谈中的细节来推测并分感受接打电话者的素质、修养等内涵形象。那电话礼仪要注意的地方有哪些呢,下面小编分享一些关于电话礼仪方面的知识。

  1. “铃声不过三”原则

  一般应在电话铃声响两遍后,立即拿起电话。如果在铃响三声、甚至超过以后再接听,是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦和焦急。因为客观原因一时无法接听(如电话机不在身边,或一时走不开),应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释,如“很抱歉,让你久等了”等。

  2.重要的第一声

  当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说: “ 你好,这里是 XX 公司 ” 。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有 “ 我代表单位形象 ” 的意识。

  3.要有喜悦的心情

  打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着 “ 对方看着我 ” 的心态去应对。

  4. 替他人接听电话时的处理

  (1)先告知他要找的人在或因故无法接听电话;

  (2)准备好纸笔进行记录;

  (3)询问对方姓名、职务、方便回话的电话号码等信息;

  (4)需要并方便告知的紧急事件等;

  (5)对上述内容逐一记录;

  (6)及时告知应受话人此次电话的上述事项。

  5.端正的姿态与清晰明朗的声音

  打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ” 得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的;若坐姿端正,身体挺直,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。

  6.有效电话沟通

  上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌 粗率答复:「他不在」即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时,应迅即查告,不能说不知道。

  我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的,如自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。

  7.挂断对方来电的合适方式

  (1)平级之间结束通话(没有差异,没有主客)可以有两种选择:

 、 打来电话的一方先挂断电话;当对方向你说“再见”时,别忘了回应一个“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”就把电话挂了。

 、 接听电话的一方先挂断电话,但是得问清是否还有其他事项。然后说“再见”。

  (2)身份、地位或年龄之间有差异的通话结束方式应该是等待对方挂断电话后再挂断电话。

  (3)无论哪种结束通话的方式都应注意,挂断电话时应小心轻放,别让对方听到很响的搁话筒的声音。

  (4)如果双方都在等待对方挂断电话是,可选择在结束通话3秒以后挂断电话。

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